電話が緊張する方へ電話嫌いを克服する9つの方法

2018年12月12日

「知人や友人、家族との電話は全然緊張しないのに、会社に知らない人から電話が、かかってくると物凄く緊張してしまう。」
このような経験をされた方、いらっしゃるのではないでしょうか?

私も初めはそうでした。ただこの電話の苦手意識はきっと克服できます。なぜなら、電話が苦手な私も克服できたからです。

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電話が緊張する理由

・相手の言っている言葉がわからなかったらどうしよう
・言葉に詰まったらどうしよう
・クレームだったらどうしよう
・うまく対応できるだろうか

いろいろ挙げられます。

しかし、驚かすわけではありませんが会社でこの先、一回も電話に出ないなんてことは不可能です。

いつかは自分が出なければならない時が必ず来ます。

そのためにも電話に出ることに対しての恐怖心、不安感を克服する必要があります。でも大丈夫です!その不安は少し解消されていくはずです。

そこで電話嫌いを克服する方法を紹介していきます。

01.電話機の操作方法

会社の電話機の操作がわからなくて電話に出たくないという事があります。なので、まず初めは操作方法を覚えることです。保留、転送、内線など。出た時に戸惑わないようにわからない方はわかる方に使い方を教えてもらいましょう。

体験談ですが、保留の解除がわからなくて、間違って相手の電話を切ってしまうという事態を見た事があります。
元々クレームの電話ではなかったので事は大きくはならなかったですが、もしそれがクレームの電話だったとしたらさらに相手は怒っていたでしょう。

02.メモをとることを忘れない

電話が終わった後、「あれ、あの人なんて言ってたっけ?」とならないためにも、電話の際はメモをとる習慣をつけましょう。

コツとしては相手が言ったことを復唱しながらメモをとることです。そうすることで自分のペースで電話応対ができます。

ただ一言一句全部とるのは不可能なので大事な部分だけメモに残しましょう。(誰からの電話なのか、用件はなんなのか、などなど)

これによって電話の内容をもし忘れたとしてもそのメモを見直せば、思い出すことができます。さらに引継ぎもしやすくなるので一石二鳥です。

03.基本フレーズを覚える

・電話をかける場合:「わたくし、○○会社の■■と申します。お世話になってます。」

・電話を取る場合:「お電話ありがとうございます。○○会社、■■が承ります。」

・他人に取り次ぐとき(いる場合):「ただいま、お繋ぎいたしますので、少々お待ちくださいませ。」

・他人に取り次ぐとき(不在の場合):「恐れ入りますが、■■はただいま席をはずしております。■■が戻り次第、改めてこちらからお電話さしあげたいのですが、いかがなさいますか?」

・電話を切る場合:「それでは失礼致します。」

このように基本フレーズを覚えておけば、十分に対応する事ができます。
よく使うフレーズはすらすら言えるように覚えておくと便利になりますよ。

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04.オクターブ高い声で電話をする

あなたの周りに、対面で話すときと電話で話すときの声のトーンが違う人はいませんか?おそらくいると思います。
それはですね、対面で話すときと同じようなトーンで電話で話をすると聞き取りにくいからです。聞き取りにくいと相手に少なからず悪い印象を与えてしまうかもしれません。

ですから、電話の時は1オクターブ高い声を意識して電話をされると相手に好印象を持たれます。

05.聞き直すことを恐れない

対面で話しているわけではなく電話で話しているのですから、部分部分が聞こえなかったり、わからなかったりする時があります。

私も先方の会社名が聞こえなかったりとか普通にあります。その時は聞き直してます。聞き直しても相手の人は怒ったりはしません。

なぜなら電話だし、聞こえる聞こえないはお互いさまです。もし聞こえてないのに聞こえたふりわかったふりをして先に進んで、後で聞こえませんでした、わかりませんでしたとなった方が怒られるかもしれません。

そうならないためにも聞こえない、わからない部分は恐れずに聞き直しましょう。

06.言いたいことをまとめる

こちらから電話をかける際は、いきなりかけるのではなくまず紙かなにかにどんなことを話すのか内容をまとめておくと大変便利です。

電話中にテンパって「あれ!?何を話そうとしてたんだっけ」ということを防ぐことができます。

ただあれもこれもいろいろ内容をまとめてしまうと逆に話すことが多くなってテンパってしまうこともあるので、1~3点までにまとめましょう。

07.ボキャブラリーを増やす

電話に限らず話すときもそうですが、ボキャブラリーが乏しいと言いたくても言い表せられない状況になるときがあります。対面で話しているときであれば、身振り手振りで対応することもできますが、電話だとそうはいきません。

ボキャブラリーを増やす方法としては、とにかく活字に触れることです。本、新聞、ネットニュースなど活字に触れる習慣を作りましょう。

08.電話がうまい人のモノマネをする

だれかが電話をしているとき、それに少しか耳を傾けてみたことがありますか?傾けたことがない人は非常にもったいないことをしています。

電話の対応は人それぞれ違います。その中で、自分が「この人の電話対応うまいな」と思った人がいれば、ぜひその人の言い回しやフレーズなどいろいろマネをしてみてください。電話上達の近道です。

09.電話対応のロープレ(練習)をする

いわゆるロープレ(ロールプレイング)というものです。本番の前の練習です。練習なので、間違い、失敗を恐れてはいけないです。むしろ間違えてください。本番で失敗しなければいいのですから。ただ間違えた部分は次、間違えないようにするためにも復習は必須です。

1いざ実践。電話は3コール以内に出る

なぜ3コール以内なのかというと、理由は2つあります。

1、お客様を待たせないようにするため

2、コール数が長ければ長いほど、その間に不安感や恐怖感などがいろいろ頭をよぎり、電話がとりにくくなるため

そうならないためにも来た電話はなるべく3コール以内に出るようにしましょう。1回目は緊張するかもしれませんが、2回目、3回目となるにつれそれが当たり前になっていき先ほど言った「恐怖心、不安感」はなくなっていくでしょう。

まとめ

「電話が緊張する方へ電話嫌いを克服する9つの方法」を紹介しましたがいかがでしたか?

最初は誰でも電話は緊張するものです。そこで基本フレーズやその状況に応じた言い回しができれば、後は相手の言ってる事に集中するだけです。落ち着いて電話対応をすれば大丈夫です。

以上

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